Se você sente dificuldade ao planejar e realizar seus objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais, saiba que pode se beneficiar muito de um plano de ação. Com a ferramenta, você tem um passo a passo para alcançar suas metas de maneira organizada.
Porém, para que um plano de ação resulte em tarefas realizadas com qualidade e dentro do prazo, existem algumas práticas que você pode seguir. Continue a leitura do artigo para aprender como criar o seu.
O que é um plano de ação?
Um plano de ação é uma ferramenta que serve para definir etapas para uma tarefa que precisa ser completada, facilitando o cumprimento dela.
A criação de planos de ação é parte importante do planejamento estratégico das empresas. Também é útil para a definição de planos individuais de desenvolvimento para os colaboradores. Além disso, ajuda a alcançar objetivos pessoais.
Um bom plano de ação deve incluir:
- Uma descrição do objetivo a ser atingido
- Tarefas e etapas que devem ser concluídas para alcançar o objetivo
- Quem são os responsáveis por fazer cada atividade
- Prazo final para a conclusão de cada atividade
- Recursos necessários para dar conta das tarefas
- Métricas para avaliar o progresso
Mas lembre-se: o plano de ação não é algo fixo. Na medida que a empresa cresce e seu mercado de atuação se transforma, os objetivos evoluem e ele pode ser ajustado para atender às novas necessidades.
Qual é a importância de um plano de ação?
É comum, nas empresas, que as equipes queiram logo partir para a ação, sem tirar um tempo para planejar as iniciativas. O problema é que na maioria das vezes esse comportamento pode levar a erros.
O planejamento, por outro lado, auxilia as pessoas a se prepararem para os obstáculos que podem surgir. Também permite trabalhar de maneira mais focada e produtiva.
Podemos resumir as vantagens de fazer um plano de ação desta maneira:
- Direção: um plano de ação funciona como um mapa, traçando o caminho que precisa ser seguido para chegar ao seu objetivo.
- Motivação: ter as etapas planejadas e registradas ajuda a manter a equipe motivada, afinal os colaboradores sabem o que falta para que o resultado seja atingido.
- Acompanhamento: o plano de ação também facilita o acompanhamento das tarefas.
- Priorização: como o plano de ação permite visualizar as etapas que faltam para chegar ao objetivo, também fica mais fácil saber o que priorizar.
Como montar um plano de ação? 6 boas práticas
Ao ler o conceito, criar um plano de ação pode parecer simples. No entanto, existem alguns passos importantes que devem ser seguidos para fazer isso de forma efetiva.
A seguir, trazemos 6 passos que não podem ser deixados de lado:
1. Defina um objetivo final
O primeiro passo para criar seu plano de ação é, obviamente, definir um objetivo. Para isso, é possível usar diversas metodologias, como SMART, 5W2H e PDCA.
2. Liste as etapas a serem seguidas
Com o objetivo em mente, o que é preciso fazer para dar conta dele? Uma dica é criar uma lista de tarefas, definindo prazos finais que sejam realistas e apontando uma pessoa responsável por realizar cada atividade.
É importante ter certeza de que a equipe toda está envolvida no processo, ciente de suas responsabilidades e com fácil acesso ao documento. Se houver tarefas mais complexas, divida-as em outras menores, mais fáceis de executar e gerenciar.
O modelo a seguir traz o básico que um plano de ação deve conter:
Se preferir, também é possível fazer versões mais completas, trazendo as diferentes etapas de um objetivo de maneira detalhada:
3. Defina milestones
Milestones, ou marcos, são objetivos menores que, juntos, resultam em um objetivo principal no final. A vantagem de contar com milestones é o fato de que eles ajudam a manter a equipe motivada, embora o prazo final ainda esteja distante. Isso também evita a procrastinação.
4. Identifique os recursos necessários
Antes de colocar o plano de ação em prática, é importante certificar-se também de que o seu negócio tem os recursos necessários para realizá-lo. Se eles não estão disponíveis, pode ser preciso criar um plano para obtê-los primeiro. Isso também inclui o seu orçamento.
Pode ser interessante, inclusive, incluir uma coluna no seu plano de ação para registrar os custos de cada ação, caso existam.
5. Registre o seu plano de ação em um documento fácil de visualizar
Com todas as informações levantadas, é hora de criar um plano fácil de visualizar. A ideia é criar algo que toda a equipe possa entender rapidamente e que possa ser compartilhado com todos. Um formato bastante usado para isso é o gráfico de Gantt, por exemplo.
Uma dica é usar ferramentas online, que trazem templates que podem ser editados facilmente. Alguns exemplos são o Canva e o Google Slides. Além de editável, o documento deve ser de fácil acesso.
Independentemente do formato utilizado, o mais importante é que seu plano de ação inclua as tarefas, os responsáveis, os prazos e recursos necessários.
6. Monitore e atualize o seu plano sempre que necessário
As equipes podem levar tempo até se acostumarem a seguir o plano de ação. Inclusive, alguns processos podem ter que ser adaptados ao longo do caminho por conta disso. Por isso, procure sempre acompanhar os indicadores e ajustar o fluxo de trabalho conforme necessário.
Por fim, ao final do plano de ação, você pode comparar as expectativas iniciais com os resultados que obteve. Entenda o quanto progrediu e o que poderia ser otimizado.
Lembre-se de que é com base em erros e acertos que você pode melhorar cada vez mais os planos seguintes.
