Guia da produtividade no trabalho: técnicas e dicas para fazer mais em menos tempo

Precisando colocar um fim na procrastinação e melhorar sua produtividade no trabalho? Confira dicas para usar seu tempo da melhor forma possível

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Resultados Digitais24 de dezembro de 2020
Semana da Transformação Digital

Você já se deparou, no final do dia, com aquele sentimento de que precisava de mais tempo para terminar uma tarefa? A sensação de que seria necessário um dia com mais de 24h para dar conta de tudo é familiar?

No mundo atual, a velha frase “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Por isso, vale o questionamento: será que você necessita de mais horas, para ter uma jornada de trabalho ainda mais extensa, ou precisa gerenciar melhor o tempo de que dispõe?

É aí que entra a ideia de produtividade no trabalho, que consiste, em sua essência, na capacidade de fazer mais em menos tempo. Mas, afinal, como podemos ganhar tempo nas tarefas do dia a dia para atingirmos tanto nossos objetivos profissionais quanto pessoais?

Para ajudar você a usar o seu tempo da melhor forma possível, criamos este guia com dicas para tornar seu desempenho mais eficiente, tanto ao economizar o tempo usado em tarefas menos importantes no trabalho, quanto ao priorizar as atividades mais importantes e produtivas.

Há dicas gerais de produtividade no trabalho, que servem para todos os profissionais, e também conselhos mais específicos, voltados para designers e profissionais criativos. Além disso, você aprenderá com os hábitos de sucesso de grandes líderes corporativos.

Boa leitura!

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Como ter produtividade no trabalho? 11 dicas para fazer mais em menos tempo

1. Faça uma lista das tarefas do dia

Partindo do início da jornada de trabalho, a primeira dica é fazer uma lista com tudo o que você pretende fazer no dia que está começando. 

A ideia é que alguns minutos de cada manhã ajudem a economizar horas de tempo perdido ou de esforço fragmentado ao longo do dia. Por isso, escreva tudo que pretende fazer e tenha total consciência do que espera por você.

2. Comece pelas tarefas mais difíceis

Por falar em lista de tarefas, como ordenar a sua? O que priorizar?

Uma dica de produtividade no trabalho simples e que funciona muito bem é começar a fazer as tarefas por aquelas que você menos gosta e também que dão mais trabalho.

Conforme você vai tirando essas “obrigações” da frente, vai ficando cada vez mais motivado. E, na parte final da jornada, quando você já tem menos energia, restam apenas as ações mais simples e que dão mais prazer para você.

>> Leia mais: Matriz de Eisenhower: o que é, quais são as vantagens e como usar [+ template]

3. Cronometre suas tarefas

Que tal usar um cronômetro enquanto realiza suas tarefas? Ver o tempo passando pode ajudar a evitar distrações, e também contribui para que você tenha mais conhecimento sobre o tempo que cada atividade requer. Dessa forma, é possível planejar o dia de maneira mais realista. Uma boa ferramenta para isso é o Toggl.

Outra dica é usar a técnica pomodoro para maximizar o seu tempo e a eficiência do seu trabalho. Essa técnica de produtividade no trabalho é bem conhecida e consiste em escolher uma tarefa e comprometer-se a passar 25 minutos completamente concentrado nela, fazendo uma pausa de 5 minutos entre cada atividade escolhida.

4. Faça uma pausa

É natural pensar que você deve permanecer acorrentado à sua mesa por horas e horas para fazer seu trabalho de maneira produtiva. Contudo, se você não fizer intervalos, provavelmente irá diminuir sua produtividade no trabalho em vez de aumentá-la.

A notícia ruim é que olhar o Facebook ou verificar seus e-mails a cada cinco minutos não contam como pausas produtivas. Em suma, você quer se sentir restaurado e re-energizado depois de seu intervalo, não só procrastinar.

Então qual é a melhor maneira de fazer uma pausa? Uma dica é desconectar-se por pelo menos 15 a 20 minutos depois de cada bloco de 60 a 90 minutos de trabalho. Sessões de trabalho de 60 a 90 minutos são as mais sensatas porque esse é o tempo durante o qual seu cérebro pode ficar focado em uma só tarefa. Também dá para usar a técnica pomodoro, de que já falamos acima.

Você não precisa seguir esses tempos à risca. A ideia principal é organizar o seu trabalho em blocos, reservando alguns minutos para pausas.

5. Isole-se quando necessário

Existem empresas que trabalham o conceito de open space, em que o ambiente não apresenta divisórias, nem salas. Em alguns casos, nem aquelas pequenas divisões a meia altura nas baias existem. Normalmente usam grandes mesas coletivas, lado a lado. 

Esse tipo de configuração pode facilitar a comunicação entre o time, mas existem momentos em que é preciso se concentrar, o que é difícil fazer em meio ao barulho e distrações constantes. Às vezes você precisa de foco para encontrar seu ritmo, sua maneira pessoal de aumentar a produtividade no trabalho. Permita-se se isolar de vez em quando!

6. Faça reuniões em pé

Nada pior que reuniões intermináveis, com gente falando mais do que deveria ou trazendo informações desnecessárias.

Um dos grandes problemas das reuniões é seu caráter, às vezes, muito formal, quando se quer, na verdade, apenas alinhar algumas informações rapidamente e tocar a vida.

Uma solução para isso é fazer reuniões rápidas de pé, de preferência em um local aberto. Ninguém quer ficar muito tempo sem sentar, e a tendência é que os encontros sejam mais breves adotando essa estratégia.

Vale, também, cronometrar um tempo, como 2 ou 3 minutos, para cada pessoa falar. Dessa forma, todos serão objetivos, as informações necessárias serão trocadas e rapidamente todos voltarão ao trabalho.

???? Leia também: 4 aprendizados sobre reuniões one-on-one e como aplicar essa prática para melhorar a performance de seu time

7. Defina dias de foco em tarefas individuais

Imagine que você precisa fazer aquele planejamento para o lançamento de determinada ação e precisa se concentrar profundamente nessa tarefa.

Mas não tem jeito: as notificações surgem no Slack e na caixa de email, as pessoas ligam para você, uma reunião é marcada no meio do seu dia.

É por isso que definir um dia na semana em que as pessoas podem trancar a agenda e não serem incomodadas é uma solução que vem sendo adotada em grandes empresas. Defina um dia da semana, por exemplo, quarta-feira, para bloquear a agenda e lembre-se de informar o restante do time para não ser incomodado, caso não seja uma decisão coletiva.

8. Crie uma rotina de alinhamento semanal da equipe

Criar uma rotina de alinhamento de trabalho com reuniões semanais na empresa pode parecer burocrático, mas é um dos hacks de produtividade usados em organizações como o Trello, com grande sucesso.

Dessa forma, a semana já começa com todos sabendo o que cada um vai fazer e quando. E, se alguém precisa trancar a agenda, os outros sabem o porquê e respeitam isso.

O grupo se torna mais unido e se organiza para que todos possam usar melhor o próprio tempo e o dos colegas.

9. Reveja sua lista ao fim do dia

Seu dia está terminando! Hora de ir para casa ou, para quem trabalha home office, de desligar o computador. Mas, antes disso, reveja aquela lista de tarefas que você fez de manhã. Risque o que foi completado e passe o que ainda precisa ser feito para amanhã. Se alguma tarefa não é mais importante, o melhor é tirá-la da lista. 

Organize sua agenda e depois se esqueça dela. Esvazie seu cérebro dessas preocupações e só volte a encontrar com elas no dia seguinte, para começar sua jornada já com tudo esquematizado.

???? Por falar em home office, o trabalho a distância traz alguns desafios específicos de produtividade. Confira no vídeo abaixo algumas dicas para manter a produtividade em alta mesmo em casa:

 10. Automatize tarefas

Perder tempo fazendo tarefas chatas e repetitivas, além de desmotivante, impede que você se dedique ao que é realmente importante no seu negócio.

Por exemplo: imagine um e-commerce que faz dezenas ou centenas de vendas todos os dias. Quando isso acontece, um Lead se transforma em cliente e essa informação precisa ser atualizada no RD Station Marketing.

Já pensou o tempo que um funcionário vai gastar para fazer isso?

Usando integrações via API (protocolos da internet que fazem ferramentas na nuvem conversarem entre si), por exemplo, é possível automatizar tarefas repetitivas, como incluir leads automaticamente em um fluxo quando um pagamento for aprovado ou recusado, emitir notas fiscais, enviar notificações no Slack quando um contato vira oportunidade ou, até mesmo, atualizar seu CRM. 

11. Use a tecnologia

Em vez de anotar suas listas em papéis que provavelmente serão perdidos, você também pode contar com a tecnologia para se organizar melhor.

Uma dica é usar um organizador de projetos como o Trello, que ajuda a visualizar suas tarefas. Além dessa, mais conhecida, há várias outras opções, como Asana, Notion e Monday.

???? Quer outras dicas de produtividade? Confira no vídeo abaixo 5 hacks para gerenciar melhor o tempo e focar a sua atenção nas atividades mais importantes:

Dicas de produtividade no trabalho para designers e time de criação

Quem trabalha com design e criação – seja como freelancer, em uma agência ou em uma grande empresa – está acostumado a ser visto como aquela pessoa que traz as boas ideias, que agrega refinamento estético aos projetos e que tem empatia pelo usuário final.

Os designers são mesmo essas pessoas, mas o trabalho vai muito além disso e certamente tem seus percalços. Muitas vezes é difícil enxergar todo o trabalho que existe por trás do cotidiano desses profissionais – o processo criativo, a visão multidisciplinar dos projetos, o alinhamento com stakeholders, as etapas de estudo e pesquisa, os testes e alterações e assim por diante.

Pensar nas etapas do trabalho e encontrar maneiras de otimizá-las são formas de manter a excelência nas nossas entregas e provar o valor do design nos negócios onde atuamos. Por isso, trazemos neste tópico 6 dicas de produtividade no trabalho para designers e profissionais criativos.

1. Tenha um processo de gestão e priorização de suas tarefas

Todo designer já passou pela situação de, durante a criação de um layout, ser interrompido por outra demanda, quebrando um processo criativo que estava fluindo para começar outro. Essas mudanças constantes de foco podem ser muito comuns em times criativos, diminuindo a produtividade e onerando projetos.

A melhor solução para isso é ter um processo de gestão de tarefas bem estabelecido, que permita aos criativos terem mais visibilidade das demandas que estão por vir e controlar melhor o ritmo e a prioridade com que elas serão atendidas.

A forma mais simples e eficaz de se criar esse processo é através do método kanban. O kanban é um quadro com três colunas – a fazer, fazendo e feito – onde você e seu time movimentam cartões que representam suas tarefas e demandas.

Em resumo, funciona assim: quando uma demanda surge, ela se transforma em um cartão na coluna to do, obrigatoriamente. Quando um designer estiver livre, ele arrasta o primeiro cartão na fila de to do para a coluna doing, executa essa demanda até finalizá-la e, quando a entrega, arrasta o cartão para done.

Seguindo esse ritmo, uma demanda nunca atrapalha outra que está em andamento e fica muito mais fácil saber se você ou seu time estarão muito ou pouco atarefados nos próximos dias. Você pode ter seu kanban em um quadro físico e usar notas adesivas para escrever os cartões, ou usar ferramentas online de gestão como o Trello ou o Asana, que já mencionamos mais acima.

O kanban é um método muito simples para fazer essa gestão de tarefas, mas ele pode ser a base para processos mais complexos e personalizados para a sua realidade, já que é possível criar outras colunas que atendam ao contexto específico do seu time.

Por exemplo, no time de criação da RD, temos uma coluna on approval, na qual deixamos cartões que foram finalizados, mas dependem ainda da aprovação de algum stakeholder e por isso não foram entregues. E para deixar o processo ainda mais estruturado, nos apoiamos em aspectos e cerimônias do scrum, um framework de trabalho ágil.

2. Invista tempo no planejamento

Designers sabem que todo projeto se desenvolve em cima de um método. Por exemplo, ao criar uma peça gráfica, começa-se com um aprofundamento do briefing, pesquisa de referências, criação e validação de protótipos, para finalmente partir para a criação de propostas visuais.

Infelizmente, os prazos são sempre mais curtos do que deveriam e as etapas mais comuns são mais ou menos assim:

  1. Quase nenhuma pesquisa
  2. Criação de propostas visuais
  3. Reprovação do cliente seguida pela criação de mais propostas
  4. Aprovação com ressalvas
  5. Alterações para cobrir as ressalvas
  6. Entrega

Nesse cenário, o cliente recebe uma primeira proposta visual mais cedo, e isso causa a impressão de que se entrega mais rápido. Mas, na verdade, a falta de alinhamento prévio faz com que o trabalho seja mais demorado e mais estressante, e a falta de tempo para pesquisa impossibilita o surgimento de novas ideias, mais inovadoras. É uma perda para os dois lados: o designer fica sobrecarregado e o cliente paga mais caro por projetos que poderiam ser melhores.

A solução é planejar mais para executar menos. Os métodos de design não existem à toa – eles ajudam a aumentar a produtividade no trabalho e a entregar com mais qualidade e inovação.

O primeiro passo é a atenção ao briefing. O briefing é o contrato que direciona os caminhos que se pode seguir, trazendo informações sobre o público-alvo, o objetivo do projeto e o prazo existente. Em muitas agências, o briefing já é alinhado entre o time de atendimento e o cliente, mas nem sempre existe uma derivação do que está lá para os times de criação. 

É importante que o designer seja exigente e cobre o máximo de informações e definições possíveis, perguntando sempre os “comos”, os “porquês”, “para quando” e, especialmente, “para quem”. Com um briefing bem detalhado, fica muito mais fácil criar a solução ideal para o problema trazido, diminuindo o volume de retrabalho antes da entrega.

Se o briefing está bem resolvido, a próxima mudança cultural sobre planejamento diz respeito aos protótipos. Prototipar pode ser uma atividade diferente para cada tipo de projeto, mas a lição importante é que deve-se fazer rascunhos e versões não finalizadas e usá-las para aprovação prévia para ganhar tempo. 

Uma ilustração, por exemplo, demora horas para ser criada – e em vários casos o cliente não aprova o conceito da ilustração e pede por algo diferente. Ao invés de jogar esse tempo fora, busque apresentar um rascunho da ideia da ilustração e, apenas se o cliente aprovar esse rascunho, siga com a execução.

3. Mantenha seus arquivos organizados

Se as duas primeiras dicas são super abertas e ligadas à cultura do trabalho do designer, as próximas são mais técnicas e pontuais – mas também ajudam muito a ganhar produtividade.

Já virou piada entre os designers aquela prática de nomear um arquivo como arte-banner-final.psd, e após receber inúmeras alterações e criar novas versões do arquivo, perceber que chegou-se ao ponto de um arquivo se chamar algo como arte-banner-final-final-2-aprovado-abril-2019.psd. E pior: quando abrimos esse arquivo, as camadas dentro dele estão mais ou menos assim:

Parece muito mais prático, no momento da produção, salvar os arquivos com o primeiro nome que vem à cabeça e criar as layers e pastas dentro dele sem padrão, mas isso atrapalha muito quando é preciso voltar à esses arquivos para fazer alguma coisa – e fica ainda pior quando há mais de um designer no mesmo time, ou quando um novo designer é contratado. O tempo ganho em não organizar os arquivos no começo é gasto em dobro na hora de procurar por algo ou fazer uma nova alteração.

O lado bom é que a dica para resolver esse problema é simples. Se o padrão for bem estabelecido, fica mais fácil organizar os arquivos de acordo com ele, e todos os designers do time terão o mesmo método, facilitando a comunicação. Por isso, crie e documente, em um lugar de fácil acesso, a forma certa de nomear, organizar e guardar seus arquivos.

No time de criação da RD, seguimos o padrão de nomenclatura acima, em que definimos o tipo do material, a campanha a qual ele pertence, o idioma e país, as iniciais de quem criou e a versão atual. Por exemplo: promote_facebook-growth_hacking_para_agencias-pt_br-mhb-v3.psd.

Dentro dos arquivos fonte, nomeamos sempre as camadas de forma descritiva, e as separamos em pastas contextuais. Por fim, colocamos os arquivos numa pasta compartilhada do Google Drive, que também tem uma estrutura pré-estabelecida.

4. Automatize tarefas com Smart Objects e Símbolos

Seguindo o gancho do tópico acima, algumas práticas de organização de camadas e pastas também ajudam a automatizar tarefas e ganhar tempo. 

Uma boa dica para aproveitar ao máximo o que os softwares oferecem é usar Símbolos (no Illustrator) e Smart Objects (no Photoshop) para alterar múltiplas peças ao mesmo tempo. Isso é incrivelmente útil quando se trabalha em uma campanha de mídia paga com múltiplos formatos, como as mídias do Google Ads.

Para isso, basta criar as pranchetas das peças que você precisa para a campanha dentro do Photoshop ou Illustrator, inserir um gráfico (que pode ser uma ilustração, foto ou um fundo) que estará presente em todas as peças, e converter esse gráfico em Smart Object (Photoshop) ou Símbolo (Illustrator), e só então replicar esses objetos para as outras peças. 

Assim, quando você editar um desses objetos, as mudanças serão replicadas para todas as peças, trazendo um grande ganho de tempo.

Outra funcionalidade oferecida por esses softwares que ajuda muito na produtividade é o Painel de Ações. Com Ações, você pode criar rotinas de trabalho simples que você costuma fazer com muita frequência – como redimensionar imagens e aplicar filtros em fotos – e torná-las automáticas associando-as a um atalho de teclado.

Para isso, basta abrir o painel em ambos os programas, criar uma nova Ação, dando um nome e um atalho de teclado à ela, iniciar a gravação da Ação e executar os passos dessa rotina apenas uma vez. Após finalizar, a rotina ficará salva no seu painel de Ações e sempre que você dispará-la, o programa vai executá-la rapidamente.

5. Use bancos, templates e modelos

Apesar de o trabalho do designer ser criativo, nem tudo precisa ser criado do zero. Em muitos casos, o tempo que se levaria para criar uma ilustração ou um conjunto de ícones poderia ser melhor utilizado em outras tarefas mais estratégicas.

Ao mesmo tempo, é comum que não exista dentro da sua agência uma habilidade ou um conjunto de equipamentos necessários para determinada demanda – como um videografista ou um estúdio de fotografia. Nessas horas, pode-se recorrer à aquisição de recursos disponíveis em bancos na internet para complementar e acelerar o trabalho.

O que se vê com mais recorrência é o uso dos bancos de imagem, em especial de fotografia, mas também pode-se usá-los para vídeos, ilustrações vetoriais, mockups visuais, modelos de apresentação, layouts, ícones, código HTML e CSS, e por aí vai. Na RD, por exemplo, constantemente usamos bancos de música para os vídeos, pois não temos um profissional especializado em criação de trilha sonora.

Algumas atividades podem vir prontas de fora e ajudar a agregar mais qualidade em um prazo mais curto. Com isso, gera-se mais valor em menos tempo para o cliente.

Além disso, é possível usar bancos de imagem gratuitos, que nem sempre são sinônimo de qualidade baixa. Mas esteja sempre atento às políticas de licenciamento desses bancos – alguns solicitam que os créditos devidos sejam incluídos nas peças, ou que elas sejam usadas apenas para um limite específico de unidades impressas. É importante observar essas regras em respeito ao trabalho dos profissionais que produzem esses recursos.

6. Crie seus próprios bancos, templates e modelos

Essa dica é um complemento da dica anterior. Além de adquirir modelos, templates e recursos de bancos online, crie uma mentalidade de transformar sempre seu trabalho em modelos e templates para seu próprio time.

Esses modelos podem ser tão simples quanto um arquivo .psd com as mesmas pranchetas que você costuma usar em todas as campanhas que cria, ou tão complexos quanto um modelo de eBook no InDesign com todos os os estilos de texto, parágrafos e diagramação pré-configurados.

Procure os padrões que existem no seu trabalho e transforme-os em modelos, deixe-os em uma pasta acessível para seu time e ganhe tempo ao não precisar mais criar arquivos comuns do zero.

Além desse arsenal de templates, tenha também um local para guardar trabalhos que podem ser usados para outros fins no futuro: uma ilustração de algo muito recorrente nos seus projetos, um layout que não foi aprovado mas pode servir para outra demanda, as fontes que fazem parte da identidade visual da sua agência ou dos seus principais clientes. Assim, você terá seu próprio banco de recursos e poderá recorrer a ele antes de cogitar o uso de bancos online.

Se você trabalha em time e quer ter uma facilidade maior no compartilhamento e no uso desses recursos próprios, use bibliotecas de design na nuvem – como a Adobe Creative Cloud, o Lingo ou o Invision DSM – para centralizar seus assets, criando categorias para cada tipo de recurso e documentando arquivos referentes à identidades visuais de clientes.

Na RD, temos bibliotecas para os arquivos da identidade visual da empresa, para nossas ilustrações mais utilizadas, para nossas grandes campanhas, entre outros projetos diversos.

Conheça os hábitos de produtividade no trabalho de pessoas de sucesso

Para finalizar, confira alguns hábitos de pessoas de sucesso, líderes corporativos que definitivamente entendem do assunto produtividade, e inspire-se com eles!

Mark Zuckerberg (Facebook)

  • Defende a leitura de pelo menos um livro por semana.

Bill Gates (Microsoft)

  • Nada de noites em claro: dorme, no mínimo, 7 horas por noite.
  • Não é multitarefa: busca fazer uma coisa de cada vez.
  • Reserva um tempo para pensar um pouco na vida e aprender suas lições.

Jeff Bezos (Amazon)

  • Toma o café da manhã calmamente com a família todos os dias.

Robert Murdoch (Fox)

  • Pratica meditação diariamente.

Portanto, não se sinta culpado quando resolver ler aquele livro de empreendedorismo que recomendaram para você ou dormir sossegado uma quantidade razoável de horas, ao invés de conferir emails ou revisar planilhas pelo celular. Se pessoas tão ocupadas como essas conseguem, você também pode!

???? No vídeo abaixo, confira alguns segredos de produtividade compartilhados por Christian Barbosa, autor de diversos livros sobre o assunto:

Podemos concluir que a produtividade, afinal, é uma questão de preservar o seu tempo, e não de ter mais tempo. 

Não é possível abraçar o mundo e achar que fazer um pouco de tudo é sinônimo de produtividade. Isso só irá fazer com que você se sinta mais frustrado por ter feito tudo pela metade sem ter completado nenhuma tarefa por inteiro.

E você, gostou dessas dicas de produtividade no trabalho? Tem alguma sugestão para compartilhar nos comentários? Se quiser continuar aprendendo, confira o kit Produtividade para pequenas e médias empresas, que contém ferramentas e templates para turbinar a produtividade do seu negócio. ????

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Post publicado originalmente em maio de 2016 e atualizado em dezembro de 2020.

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