O RD Summit tem um planejamento que envolve etapas e processos antes, durante e depois de acontecer. Neste post, separamos três assuntos importantes da etapa de planejamento para que você possa entender melhor como tudo funciona.

Existem muitos formatos de eventos. Eles se diferem em tamanho do público, duração e segmentos. Este último ponto poder dividido, por exemplo, em sociais, corporativos, entretenimento, esportivos, entre outros.

O RD Summit pode ser considerado um edutainment, uma forma de entretenimento projetada tanto para educar como divertir. Isso porque oferece uma programação intensa dividida em 13 trilhas paralelas de conteúdo. Na edição de 2019, por exemplo, serão mais 50 opções por dia!

Indo além, também o classificamos como festival, já que são três dias completos de atrações conectando pessoas das mais diversas formas. Para produzir toda essa experiência, é necessário planejamento e divisão de responsabilidades por parte da organização.

Hoje, vamos falar sobre três assuntos que fazem parte da rotina de produção: as experiências, a cenografia e a acessibilidade. Se interessou? Então, continue lendo!

Marketing de Experiência em eventos

Para planejar as experiências que você pode vivenciar dentro do Summit, precisamos entender sobre comportamento. Sabe-se que o corpo humano possui limitação de foco sem distração. Ou seja, existe uma quantidade de tempo restringida em que uma pessoa consegue se concentrar sem se distrair.

Há, inclusive, técnicas e métodos de gestão de tempo para criar intervalos de foco intenso e de descanso com um objetivo principal de aumentar a eficiência de desempenho.

Por exemplo: em 1980, o italiano Francesco Cirillo decidiu pegar um cronômetro e trabalhar sem interrupções, e dessa experiência ele tirou insights para criar a técnica Pomodoro, uma das mais utilizadas até hoje. Consiste em escolher uma tarefa e se dedicar a ela durante no máximo 30 minutos, depois, tirar uma pausa e seguir com o ciclo novamente. Talvez você nunca tenha percebido, mas o RD Summit aplica esse método!

Nas 13 trilhas de conteúdo disponíveis aos participantes, as agendas são preparadas com intervalos pré-definidos de 30 minutos. Esses momentos - fundamentais para a equipe de curadoria - geram uma demanda para a equipe de produção.

Utilizamos como recurso o Marketing de Experiência e as ativações de empresas parceiras para criar ambientes tanto de descontração, quanto de concentração. No Summit, são projetados espaços para:

• Mudança de hábitos (Unimed) e para cuidados pessoais (Singu e Barbearia VIP);
• Estações de trabalho compartilhadas (Marelli);
• Espaço para família;
• Áreas dedicadas para recarga de energia de equipamentos - e de participantes! - com água, café, frutas, snacks;
• Áreas de descompressão e uma sala dedicada para jogos.

Qual o motivo disso tudo? Permitir que o participante potencialize sua jornada de aprendizado e aproveite intensamente cada momento.

Memórias

Outra característica humana é a capacidade de relacionar, na memória, fatos com experiências sensoriais. Memórias que incluem lembranças de sensações possuem tendência para serem mais intensas, emocionalmente mais fortes.

Uma frase ou uma imagem que tenha sido encontrada uma vez só na vida pode ficar associada a uma experiência. Então, sua memória pode ser evocada automaticamente quando voltar a reencontrá-la.

O RD Summit aplica esse método e fornece momentos que potencializam essa relação através da cenografia, outro recurso da produção.

Além de compor os elementos visuais que fazem parte da decoração do tema do festival - acessórios, iluminação e sonorização - e de adaptar o local, há maneiras de potencializar a experiência dos participantes. Isso pode ser feito aplicando sensações nos ambientes através de frases, cores, temperaturas e imagens.

Na edição de 2018, por exemplo, foram utilizadas 37 frases de impacto e mais de 200 metros quadrados de painéis de LED, distribuídos entre as tendas de conteúdo, corredores e salas de apoio.

 

Alcance

Por fim, mas não menos importante, há um conjunto de ações que deve fazer parte do planejamento da produção de qualquer tipo ou característica de evento. Fornecer diversas possibilidades e condições de alcance dos espaços, sistemas e tecnologias disponíveis, com segurança e autonomia, para qualquer participante.

Entre os 11.000 participantes da edição de 2018 do RD Summit, circularam no evento pessoas com e sem deficiência, jovens, adultos, gestantes, idosos e pessoas com mobilidade reduzida.

Para que todos possam consumir os serviços disponíveis, a equipe de produção utiliza recursos físicos e tecnológicos para disponibilizar aos participantes, com autonomia e segurança, acesso ao todos os conteúdos e ambientes. Há salas com transmissão simultânea de conteúdo, telões de alta resolução, sistemas de tradução simultânea em inglês e em libras.

Além dos tecnológicos, um conjunto de recursos físicos são utilizados para potencializar o acesso aos ambientes do Summit. São 23.000 metros quadrados de coberturas e pisos construídos, divididos em 7 salas de conteúdo, feira de negócios, área de gastronomia e um espaço especialmente preparado para as confraternizações no fim de cada dia.

Garanta seu lugar no RD Summit 2019

Queremos que você vivencie, in loco, as experiências que relatamos neste post. O RD Summit 2019 ainda tem ingressos à venda, e ficaremos muito felizes em ter a sua presença. Clique no banner abaixo para conhecer a agenda completa do evento e garantir o seu lugar!