Pipeline de vendas é um mapa que serve para organizar visualmente os negócios em andamento na área comercial de uma empresa. Nele, é possível visualizar as etapas das negociações, como proposta, negociação e fechamento, além de saber em qual estágio cada potencial cliente se encontra.
Quem trabalha com novos negócios já sabe: a vida gira em torno do pipeline de vendas. É por meio de análises dessa ferramenta e da gestão de atividades diárias que o vendedor consegue ser mais eficiente.
A gestão do pipeline de vendas deve ser feita de forma constante. O objetivo é garantir o foco nas negociações que realmente vão ser fechadas naquele mês ou em um determinado ciclo de vendas.
Se você deseja aumentar a eficiência da sua área comercial, o pipeline de vendas é uma ótima ferramenta. Continue a leitura do artigo para saber tudo sobre como criar e mensurar os indicadores de forma correta. Confira!
O que é Pipeline de Vendas?
O pipeline é um mapa das etapas que compõem o processo de vendas de uma empresa.
Cada negociação é movimentada pelo pipeline de vendas seguindo algumas fases: primeiro contato, proposta e negociação. Depois disso, os clientes em potencial são passados para o estágio seguinte na medida em que avançam no processo comercial.
A ferramenta é muito útil para os vendedores que, muitas vezes, precisam dar conta de diversas negociações em andamento sem deixar que nenhuma venda escape.
Portanto, com o pipeline de vendas, os profissionais sabem onde focar esforços em cada etapa. Além disso, o pipeline também é importante para a liderança da área, permitindo que tenha mais dados sobre o processo de Vendas.
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Pipeline e Funil de Vendas são sinônimos?
Em muitos artigos sobre Vendas, é comum que pipeline e funil de vendas sejam usados como sinônimos. Por isso, é importante diferenciar os dois conceitos.
Como já mencionamos, o pipeline representa as etapas do processo de Vendas pelas quais um cliente passa até fechar negócio. Ou seja, ele é focado nos processos internos da empresa.
O funil, por sua vez, inclui toda a jornada de compra do cliente, desde o primeiro contato do interessado com a empresa até a efetivação da compra.
Saiba mais sobre o que é funil de vendas no vídeo abaixo:
Etapas do Pipeline de Vendas
Nenhum negócio é igual a outro, correto? Dessa forma, os pipelines de vendas das empresas também possuem características e fases diferentes.
Há empresas que usam cinco, seis, sete etapas em seus pipelines. Dessa forma, não há regra, a quantidade de etapas varia conforme o processo de Vendas de cada organização.
No entanto, essa dinâmica não é nada simples, por exemplo, se estivermos falando de empresas que fazem vendas B2B ou complexas, nas quais existem muitos fatores envolvidos, como volume de negociações em aberto, ciclo de vendas e ticket médio.
Com isso em mente, a seguir, listamos estágios que são comuns aos pipelines de diversos negócios:
Primeiro contato
Nessa primeira etapa do pipeline de vendas, o vendedor faz o primeiro contato com o Lead, o que pode ser realizado por telefone, e-mail, WhatsApp ou outros canais que a empresa disponibiliza.
Na imagem abaixo, você consegue ver como um vendedor consegue documentar um contato realizado pelo WhatsApp no RD Station CRM. Dessa forma, o contato fica registrado e a equipe consegue ter a visão da etapa em que ele está.
Follow-up
O follow-up também é uma etapa crucial em uma negociação. É importante manter um contato contínuo, seja por e-mail, mensagem ou telefone, mas sem exageros. Mas lembre-se: as interações não devem ser vazias.
Tenha sempre uma intenção, como o envio de um conteúdo útil ou uma demonstração gratuita do produto para o potencial cliente.
Proposta
Nessa etapa, o vendedor faz a apresentação da proposta comercial, um momento decisivo para que o prospect se torne cliente. Por isso, é essencial que essa proposta seja bem planejada, despertando o interesse para a compra.
Negociação
A etapa seguinte é a negociação. É provável que o potencial cliente ainda tenha objeções ou outras dúvidas sobre o produto ou serviço. Por isso, na negociação, as partes discutem o contrato, ajustam preços e alinham expectativas até chegar a um acordo final.
Fechamento
Finalmente, quando a proposta fizer sentido para todos, é hora de formalizar o que foi combinado por escrito e fazer a assinatura do contrato. Para isso, lembre-se sempre que o documento deve reunir as informações essenciais para garantir a segurança e a lisura do contrato.
Pós-venda
Há, ainda, o pós-venda que, como o próprio nome sugere, é a etapa seguinte após o fechamento do contrato. Se for o caso, é importante que o novo cliente seja informado de que tem uma equipe de atendimento à disposição para tirar dúvidas e dar o suporte necessário.
Para o time comercial, essa etapa também é muito importante. Isto porque pode ser a oportunidade certa para vender novos produtos ou serviços, que façam sentido conforme o perfil de cada consumidor.
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As vantagens de ter um pipeline de vendas
Ter um pipeline de vendas bem definido proporciona várias vantagens para sua empresa. Isso porque, a ferramenta serve como um guia que orienta os vendedores em todo o processo comercial, desde o primeiro contato com os clientes até o pós-venda.
Uma das principais vantagens desse mapa é a possibilidade dos gestores acompanharem a execução da estratégia e também do desempenho de cada vendedor.
Mas calma que não é só isso, o pipeline de vendas traz ainda muitos benefícios para o seu negócio, confira:
Conhecimento do número de negociações em andamento
Com o pipeline, a empresa sabe quantas oportunidades de negócio estão em andamento e em qual etapa elas se encontram. Isso dá mais previsibilidade para a área de Vendas, que pode dar andamento nas próximas ações com base nos números.
Compreensão do valor das oportunidades
Além da quantidade, a empresa também compreende qual a qualidade dessas oportunidades de negócio. Caso haja oportunidades desalinhadas, é possível identificar falhas de qualificação de Leads que fizeram com que chegassem até esse estágio.
Saber o tempo médio para o fechamento de uma venda
Conhecer o tempo médio que seus clientes levaram para fechar negócio é essencial para ter previsibilidade sobre o quanto a empresa vai lucrar nos próximos meses.
E uma das vantagens do pipeline de vendas é, justamente, essa: possibilitar que os gestores tenham conhecimento do tempo médio para o fechamento de uma venda.
Além disso, há também outros indicadores que permitem esse entendimento mais detalhado. Falaremos deles mais adiante!
Padronização do Processo de Vendas
Com o pipeline de vendas, todos os envolvidos nesse processo ficam alinhados quanto às etapas das vendas da empresa e como conduzir cada uma delas de forma correta. Assim, os vendedores trabalham com foco em um mesmo objetivo.
Como construir um pipeline de vendas?
Agora que você já sabe o que é pipeline de vendas e conhece as principais vantagens dessa metodologia, vamos aprender como construir esse mapa de forma eficiente e precisa.
A seguir, veja como fazer na prática:
Levante as informações necessárias
Na primeira etapa para a construção do pipeline de vendas, você precisa reunir algumas informações antes de criar o pipeline. Por isso, procure levantar os seguintes dados:
Lista de prospects
É importante ter uma lista de pessoas ou empresas que desejam fazer negócio com a sua companhia, incluindo nome, dados de contato, onde trabalha, cargo que ocupa, forma de contato ou como conheceu o seu negócio.
Nesta etapa, é preciso definir um estágio do pipeline de vendas para cada um desses prospects. Eles já foram qualificados? Estão em negociação? Ainda, se esses Leads já estão em contato com a empresa, fica mais fácil iniciar uma negociação com o prospect.
Processo de Vendas
Essa sistemática precisa ser bem estruturada, para que as equipes saibam o que devem fazer para fechar negócio. Se você já tem isso definido, pode comemorar, pois você já tem as etapas do pipeline desenhadas.
Metas de receita
As metas de receita são importantes, pois permitem projetar o pipeline de vendas. Nesse estágio, pense no objetivo final e calcule as vendas necessárias para bater a meta estabelecida pela empresa.
Além dessas informações, é importante, também, incluir os vendedores no processo de construção do pipeline. Afinal, são eles que irão usar a ferramenta no dia a dia.
Com a contribuição da equipe comercial, as chances de que os vendedores adotem o pipeline serão maiores.
📖 Leita também: 6 passos para definir Metas de Vendas
Organize seus clientes em potencial
Antes de construir um pipeline de vendas, certamente, a empresa tem uma lista de clientes em potencial, certo?
Se tiver uma lista extensa, pode ser preciso organizar as informações de cada cliente e elaborar um histórico de interações. O ideal é investir em uma ferramenta, como uma planilha ou um CRM de vendas, por exemplo.
No exemplo abaixo, você vê como o RD Station CRM permite visualizar e gerenciar o histórico de cada cliente em potencial. Para começar, é só criar a sua conta gratuita!
Contudo, vale destacar que usar uma planilha pode fazer sentido se o número de negócios em andamento for baixo ou se a ideia é apenas organizar os contatos antes de adotar uma ferramenta profissional.
Porém, para empresas que possuem uma estrutura comercial mais robusta, com um alto número de negociações e clientes em potencial, uma ferramenta de CRM é ideal, pois permite gerenciar diversos negócios, automatizar ações, registrar dados relevantes e mover contatos de um estágio para o outro.
Além disso, essa solução permite ainda que os gestores acompanhem o desempenho dos vendedores a cada dia, para entender se alcançarão a meta no fim do mês.
Mais adiante, vamos falar com mais detalhes sobre a função dessa ferramenta da criação do pipeline.
Defina os estágios do Pipeline de Vendas
Pensar na meta anual de Vendas pode ser assustador. Mas, existe uma tática para controlar essa sensação de sobrecarga quando se olha para um grande objetivo: dividi-lo em etapas menores, diárias ou semanais, por exemplo.
Por isso, o pipeline de vendas é bastante útil. Com ele, a equipe comercial consegue visualizar as tarefas que são necessárias para fechar as vendas. Por isso, defina os estágios do pipeline de maneira precisa e realista.
A dica aqui é pensar nas tarefas que o time de Vendas já realiza e naquelas que mais impactam positivamente os resultados. Leve em consideração também o comportamento dos prospects, as objeções e tudo que influencia o fechamento de uma venda.
Você pode usar a lista de etapas que mencionamos anteriormente, adaptando-a para a sua realidade ou seguir as fases do seu processo de Vendas.
Quer aprimorar as ações do seu departamento comercial? Então entenda como definir os estágios do seu pipeline no vídeo a seguir.
Mantenha o Pipeline de Vendas atualizado
Depois de construir o pipeline, é importante mantê-lo atualizado. No início, pode ser complicado: a equipe pode não ter o hábito de inserir os contatos novos, adicionar observações importantes no documento ou mover cada negociação para outras etapas.
Mas saiba que essa mudança de mentalidade é primordial para um pipeline eficiente. Dessa forma, a liderança deve estimular a equipe a incluir dados importantes das negociações, até que esse processo se torne um hábito. Assim, com o tempo, os vendedores entenderão que a ferramenta facilita o dia a dia.
Portanto, é importante pensar no pipeline de vendas como uma lista de tarefas. Cada etapa é um estágio que deve ser concluído. Assim, depois que uma atividade for finalizada, é hora de passar para a próxima.
Revise o pipeline e implemente melhorias
Nem sempre é possível acertar de primeira na definição do pipeline. Por isso, depois de fazer uma primeira versão, é preciso melhorá-lo constantemente, pois há sempre ajustes necessários para tornar o processo mais fluido.
Com o tempo e a experiência, você pode descobrir que algumas etapas são desnecessárias e que outras estão faltando. Por isso, revise e implemente melhorias em seu pipeline sempre que for preciso!
Monitore os indicadores do Pipeline de Vendas
Se um vendedor conhece seu pipeline de cabo a rabo, a probabilidade de bater a meta aumenta bastante. Por isso, os números são muito importantes, evidenciando alguns sinais para uma gestão mais eficiente.
Existem 4 indicadores fundamentais e estratégicos que um vendedor deve monitorar constantemente, que são os seguintes:
1. Número de negociações abertas no pipeline
Todo pipeline de vendas deve ter um volume de negociações ideal, que vai depender do ticket médio e ciclo de venda esperado. Manter o funil cheio de negociações é importante para garantir que sempre haja estoque para suprir uma determinada etapa posterior.
Mas, independentemente da estrutura de prospecção da empresa, o principal preocupado com o volume de Leads no pipeline deve ser o próprio vendedor.
2. Ticket médio das negociações abertas
Todo vendedor possui não apenas o número de vendas como meta, mas também a receita trazida para a empresa em que atua.
O controle do ticket médio das suas negociações é fundamental para garantir que o vendedor “se pague” e ainda traga o lucro que a empresa espera.
Em geral, os principais modelos de comissão são 100% atrelados a esse número, portanto, conheça o ticket médio dos seus deals o mais rapidamente possível.
3. Eficiência geral (close ratio)
Essa métrica é fundamental para que o vendedor entenda como está sua curva de aprendizagem ao longo do seu tempo de Vendas. Ou seja, o quão eficiente ele está no seu dia a dia. Mas o que é ser eficiente, nesse caso?
Quanto maior for essa taxa, que deve ser calculada em cima das negociações já concluídas em um determinado período de tempo, melhor é o aproveitamento geral do vendedor. Ou seja, maior é a probabilidade de aumentar suas vendas quando você trabalha com mais negociações.
É importante que o vendedor não monitore apenas sua eficiência geral, mas também a eficiência de cada etapa.
A primeira é calculada considerando todos os estágios do processo de Vendas, verificando a quantidade de perdas e de ganhos em um determinado período.
Já a mensuração da eficiência de cada etapa específica do processo de Vendas permite entender onde estão os gargalos do processo. Dessa forma, é possível traçar quais planos de ação serão necessários para aumentar a eficiência.
4. Ciclo de vendas
O ciclo de vendas é o tempo médio de venda de uma oferta. Quanto menor o ciclo de vendas, melhor. No entanto, ele varia de acordo com o produto, serviço, persona e modelo de vendas.
Assim, é importante mensurar também o tempo de vida do potencial cliente em cada estágio do processo de Vendas. Ou seja, em qual velocidade o estoque de negociações está se movimentando e avançando no pipeline.
Dependendo do processo de Vendas, o tempo médio de duração pode variar de etapa para etapa e, também, de acordo com o ticket médio do prospect, já que, em geral, quanto maior o ticket médio, maior é o ciclo de vendas.
Portanto, o cuidado para não perder o timing ideal de avançar o negócio é essencial. Por isso, essa é uma das métricas mais importantes para o vendedor. Um pipeline de vendas bom é aquele que se movimenta, e quanto mais rapidamente melhor!
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Como equilibrar os indicadores e acelerar vendas?
Esses quatro indicadores em conjunto formam o acelerador de vendas do vendedor. O equilíbrio deles resulta em um ótimo resultado de número de vendas e receita para o profissional e, consequentemente, para a área.
Ou seja, é preciso monitorar e avaliar todos os indicadores, e não focar em apenas um deles. Assim, o objetivo é evitar um desequilíbrio que dificulta a consistência na entrega de Vendas.
É importante saber que nem sempre esses indicadores serão positivos e favoráveis. Eles devem, no entanto, se compensar ao longo da entrega do vendedor.
Por exemplo: em um mês em que o ticket médio estiver abaixo da meta, o número de vendas deverá ser alto para compensar e fazer com que o vendedor atinja seu objetivo.
Outra dica é tentar encurtar o ciclo de vendas do pipeline quando o volume de negociações sofrer uma queda inesperada. Lembre-se de fazer isso respeitando os gatilhos de passagem de etapa do seu processo de Vendas.
O que é um pipeline review e como fazê-lo?
O pipeline review nada mais é do que a realização de uma constante revisão do pipeline, a fim de acelerar as vendas da empresa. Entenda melhor no vídeo a seguir:
Nesse sentido, é preciso avaliar uma série de aspectos, que listamos logo a seguir, confira:
Etapas da negociação
Em um pipeline, cada vendedor deve ter clareza da dinâmica de Vendas, assim como quais etapas acontecem entre o primeiro contato e o fechamento do negócio.
Dessa forma, a revisão dos gatilhos de passagem é essencial, já que auxilia no entendimento sobre qual ação deve ser priorizada para avançar a negociação para um próximo estágio.
Esse exercício deve ser realizado diariamente e, sempre que possível, com auxílio do gestor ou de outro vendedor do time. O importante é que seja alguém com olhar externo e que não esteja envolvido diretamente na negociação.
Movimentação esperada
Outro aspecto importante que deve ser avaliado é a movimentação esperada, uma vez que o pipeline de vendas varia de acordo com a ótica do ticket médio da venda, complexidade e outros fatores.
Sendo assim, é recomendado que o vendedor estipule metas semanais de movimentação, levando em consideração seu estoque ativo de negociações abertas, o ciclo de vendas esperado e a taxa de conversão prevista.
Além disso, é importante buscar uma velocidade perfeita de movimentação para que o volume médio do funil se mantenha ideal. Tenha em mente, ainda, que um excesso de negociações no estoque também pode ser prejudicial.
Isso porque, o atingimento de metas de movimentação ao longo da semana evita que o vendedor tenha um desequilíbrio de pipeline, aumentando sua probabilidade de ser constante em suas entregas ao longo do mês, ou seja, sem acumular a maioria das vendas nos últimos dias.
Gestão de atividades
Em um processo de Vendas, um bom vendedor direciona sua energia, priorizando ao longo dos seus dias os Leads mais quentes, ou seja, prontos para comprar, e próximos do fechamento.
Contudo, ele também não esquece das negociações que estão nas etapas iniciais e garantirão os resultados no médio prazo.
Somado a isso, é importante que o vendedor compreenda ainda o que está travando a transação e, então, trace um plano de ação para todos os negócios abertos no funil de vendas. Dessa forma, todas essas negociações devem estar em constante movimentação.
Lembre-se que essa é a atividade mais importante em um processo de Vendas. Portanto, deve ser realizada todos os dias, para que haja uma distribuição inteligente do tempo por parte do vendedor.
No fim das contas, o pipeline review deve ser a atividade principal de um vendedor. Já as atividades táticas e estratégicas podem ser realizadas semanal e mensalmente, enquanto as atividades operacionais, como gestão de atividades e execução dos planos de ação, devem ser realizadas diariamente.
Por fim, o gestor de Vendas deve auxiliar, principalmente, nas revisões táticas e estratégicas do setor, definindo metas de eficiência e volume esperado.
📖 Leia também: Planejamento de Vendas: o que você precisa saber e como estruturar o seu
Mantenha o Pipeline de Vendas organizado
Na hora de fazer um pipeline review, o ideal para a eficácia desse mapa é mantê-lo organizado, com todas as etapas do processo de Vendas listadas, assim como suas devidas documentações.
Não se esqueça que a organização é essencial para garantir uma gestão correta das atividades, a fim de avançar nas negociações em aberto.
Então, invista em ferramentas ou templates de documentação e roteiros, que auxiliam ao longo do processo de Vendas e dão ritmo para o funil.
Ferramentas para criar um pipeline de vendas perfeito
Para criar um pipeline de vendas eficaz, você não precisa utilizar papéis ou planilhas.
Hoje em dia, existem ferramentas de Customer Relationship Management (CRM), ou Gestão de Relacionamento com Clientes. Elas permitem automatizar processos comerciais, registrar o histórico de interações em diversos canais e acompanhar o desempenho da equipe em um só lugar.
Dessa forma, você pode organizar seus processos em um ou mais funis e definir a quantidade e o nome das etapas, refletindo na ferramenta os processos da sua empresa.
Uma das melhores ferramentas do mercado é o RD Station CRM, que possibilita a criação de pipelines personalizados. Entre as vantagens, temos a possibilidade de fazer atualizações constantes, avançando as oportunidades por cada estágio até a venda. Clique aqui e crie a sua conta gratuitamente.
A seguir, confira os principais ganhos do uso da ferramenta de CRM para os times de Vendas, segundo o Panorama de Vendas 2023:
Erros comuns em um pipeline de vendas
Ao criar um pipeline de venda, é preciso evitar alguns erros muito comuns na construção desse mapa.
Listamos as principais logo abaixo:
Dedicação desnecessária ao prospect
Um dos erros mais comuns de um vendedor é se dedicar a um potencial cliente que não está no momento da compra. Por isso, é preciso saber o momento de desistir!
Esse apego só toma tempo do vendedor e impede que ele se dedique a um prospect muito mais qualificado e que está pronto para fechar um negócio.
Normalmente, esse apego pode estar relacionado a um processo de Venda mal estruturado e passagem com baixa definição. Pense nisso!
Não respeitar o processo de Vendas
Outro erro no pipeline de vendas é não respeitar rigorosamente o processo comercial definido pela empresa.
Muitas vezes, o vendedor decide agir da forma que considera melhor, ignorando as etapas do processo, a sequência de prospecção e os detalhes definidos no processo de Vendas.
Sendo assim, é importante que os gestores enfatizem a necessidade de seguir as etapas e todas as orientações do pipeline.
Desprezar as métricas
Desprezar as métricas é um grande erro de muitos gestores. Lembre-se que os indicadores proporcionam compreensão detalhada sobre o que funciona ou não em um processo de Vendas, contribuindo para a otimização de cada etapa.
Por isso, é importante ficar de olho em diferentes métricas, como taxas de conversão em cada etapa do funil de Vendas e razões de perda de negócios, por exemplo.
Não considerar os gatilhos de transição
Não cometa o erro de não considerar os gatilhos de transição. São eles que determinam a passagem do Lead de uma etapa para outra no funil de Vendas. Assim, garantem que o Lead atende aos requisitos necessários para se tornar cliente.
Não se esqueça que não validar esse ponto de passagem pode acarretar em um avanço do prospect equivocado. Isto pode gerar estagnação das vendas nas etapas posteriores, fazendo que o vendedor perca tempo e não efetive o negócio.
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