Quer ouvir o post sobre relatórios de vendas? É só clicar no player abaixo.
Fazer bons relatórios de vendas é essencial para o sucesso do time comercial. Afinal, é nesse documento que constam informações valiosas, como o número de vendas realizadas, o ticket médio das vendas, a receita gerada pela equipe e outros dados que façam sentido para a empresa. Dessa forma, vendedores e gestores podem saber quais são os pontos fracos e fortes no momento — e focar em melhorá-los.
O problema é que nem sempre é fácil fazer um relatório de vendas. Quais informações incluir? E com que frequência deve se fazer esse documento? Existe alguma ferramenta que pode facilitar esse trabalho? Leia o artigo e entenda como fazer — e como melhorar — os seus relatórios de vendas!
3 dicas para elaborar bons relatórios de vendas
1. Comece definindo um objetivo para o relatório de vendas
O ponto de partida para fazer relatórios de vendas de sucesso é a definição de um objetivo. Portanto, reflita sobre as respostas que deseja obter com o relatório de vendas. Pode ser, por exemplo, analisar o desempenho do time no mês, acompanhar o ciclo de vendas do negócio, saber qual produto ou serviço traz mais retorno financeiro para a empresa.
Com isso em mente, fica mais fácil definir a periodicidade do relatório, e também quais métricas serão utilizadas.
2. Escolha as métricas que fazem sentido para o seu negócio
Depois de ter um objetivo definido, é hora de escolher as métricas que fazem sentido para o seu relatório. Veja abaixo as que costumam estar presentes em relatórios de vendas:
- Taxa de conversão: essa métrica mede as oportunidades que um vendedor consegue transformar em vendas. É importante porque permite avaliar os vendedores e o crescimento ou a queda de vendas em comparação com outros períodos.
- Ticket médio: o ticket médio é o faturamento total dividido pelo número de vendas em determinado período. Ao acompanhar essa métrica, é possível saber se a empresa precisa melhorar a estratégia de upselling, vendendo mais para os clientes que já possui.
- CAC e LTV: incluir o CAC (Custo de Aquisição de Clientes) no relatório de vendas também é importante, já que isso permite ter uma visão mais geral de como a área de vendas está performando. Com o CAC, que é calculado pelo custo total de aquisição dos clientes dividido pelo total de clientes que entraram em determinado período, a empresa sabe o quanto está gastando para trazer novos clientes. Um CAC alto pode indicar problemas de saúde financeira na empresa. Por isso, ao observá-lo, a empresa pode trabalhar para reduzi-lo.
- LTV: já o LTV (Lifetime Value), por sua vez, é determinado pelo valor médio da venda multiplicado pelo tempo médio de retenção em meses ou anos. A métrica mostra o valor que o cliente deixou em sua empresa enquanto esteve com ela. Um LTV baixo, portanto, pode indicar que é preciso trabalhar mais na retenção dos clientes.
- Performance por vendedor: é importante também que constem nos relatórios de vendas o desempenho de cada vendedor, assim, é possível tanto reconhecer aqueles que estão indo bem quanto auxiliar os que não performaram dentro do esperado.
- Desempenho por produto: nos relatórios de vendas devem constar, também, o desempenho de cada um dos produtos ou serviços comercializados. Assim, empresas que fazem diversas ofertas podem saber qual delas performa melhor no mercado e fazer os ajustes necessários.
>> Leia mais: 5 estratégias de conversão para melhorar a relação entre CAC e LTV em empresas SaaS
3. Adote uma linguagem clara e padronizada
Você pode pensar em quem vai receber o relatório de vendas para adotar uma linguagem mais adequada. Mas o ideal é que você dê preferência ao uso de uma linguagem clara em todos esses documentos. Dessa forma, eles podem ser lidos rapidamente, oferecendo bons insights.
O documento pode iniciar com uma introdução breve, seguida do desenvolvimento e, por fim, de uma conclusão com os pontos mais importantes.
As informações também precisam ser padronizadas. Se o gestor receber um relatório de cada vendedor e precisar transformá-lo em um só para enviar para a diretoria, por exemplo, deve garantir que a linguagem e os dados sejam apresentados de maneira padronizada.
>> Leia também: 5 coisas que não podem faltar no seu relatório de Marketing e Vendas
Quais ferramentas usar para fazer relatórios de vendas?
Para fazer relatórios de vendas mais precisos, rápidos e com menos erros, é possível lançar mão de algumas ferramentas. Entre os times de vendas, a mais utilizada é, sem dúvida, o CRM.
A ferramenta de CRM permite criar relatórios com mais facilidade e menos erros, pois automatiza uma série de ações. Assim, atividades como emails enviados pelos vendedores, ligações feitas e reuniões podem ser registradas automaticamente. Além disso, no CRM o vendedor pode, ainda, incluir anotações customizadas sobre cada negociação em andamento.
Há também uma série de métricas que podem ser acompanhadas no CRM e incluídas nos relatórios de vendas. Com cada vendedor, é possível olhar para o número de oportunidades no pipeline, as vendas feitas na semana, o valor vendido na semana, a taxa de conversão.
Já com a equipe, em conjunto, é possível olhar para as métricas individuais, as oportunidades sem contato recente, os motivos de perda. E, ainda, com o marketing, o gestor pode olhar para o funcionamento das campanhas e fontes de geração de oportunidade, motivos de perda, taxa de conversão.
Usar essa ferramenta diariamente e de maneira correta, fazendo o registro adequado das tarefas e da evolução das oportunidades de negócio, torna bem mais fácil a geração de relatórios que, mais completos, vão refletir a realidade do seu negócio.
Além dos relatórios automáticos gerados pela ferramenta, o gestor pode aproveitar ainda aproveitar as informações para criar seus próprios relatórios com interpretações, relacionando esses dados com os de outras áreas, como o marketing ou o financeiro.
Agora que você já sabe como criar, que tal aprender também a analisar relatórios de vendas? Então, confira tudo o que você precisa para extrair insights ricos de um relatório no nosso eBook!
